Описание бизнес-процессов – сложная процедура, необходимая для составления стратегий развития предприятий. Для того чтобы описать бизнес-процессы, экономист может использовать три способа, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки.

1) Текстовое описание бизнес-процессов. В данном случае речь идет о последовательном описании такого вида: «Отдел продаж разрабатывает документ, согласуя с юридическим отделом». Описание бизнес-процесса может занимать не одну страницу. Наиболее распространенный пример такого способа описания – это регламентирующие документы, солидную часть которых занимают процессные регламенты (по сути, то же описание бизнес-процессов).

К сожалению, такой способ описания может быть использован лишь для ознакомления с бизнес-процессами и регламентации работы различных отделов предприятия. С помощью текстового описания бизнес-процессов невозможно проанализировать их цели и состояния, рассмотреть их в комплексе, а не последовательно. Прочитывая документ до конца, мы забываем то, что содержится в начале, а значит, не можем проанализировать все в системе, что существенно сказывается на качестве решений и производительности при изменении и оптимизации процессов. Особенно это заметно, если над оптимизацией бизнес-процессов работает группа специалистов.

 2) Табличное описание бизнес-процессов. Данный способ представляет собой структурированный подход, который предполагает, разбив различных этапов бизнес-процессов на ячейки. Каждая строка и столбец такой таблицы имеет свое значение. Информация, заключенная в таблице, гораздо более показательна и понятна. Для того чтобы целиком охватить все бизнес-процессы с помощью таблицы, вовсе необязательно перечитывать несколько страниц текста: вся информация содержится на одной странице. Наиболее эффективно такое описание бизнес-процессов в автоматизированных системах

 3) Графическое описание бизнес-процессов. Данным способом обычно пользуются, если на предприятии установлено соответствующее программное обеспечение, с помощью которого можно составлять графики. Графическое описание облегчает работу специалиста, избавляя его от необходимости переводить текст в мысленные образы. В поле менеджера оказывается все бизнес-процессы, и проанализировать, а значит, и принять более эффективные решения становится легче.

 С внедрением специализированного ПО, автоматизирующего многие работы, которые прежде необходимо было выполнять вручную, большую популярность обрело графическое описание бизнес-процессов. Однако и другие способы не ушли в прошлое, так как далеко не каждый бизнес-процесс можно свести в график или даже в таблицу.